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Ruedas de prensa, ¿cómo organizarlas y gestionarlas?

Es habitual que personas y empresas necesiten comparecer ante los medios. Su finalidad es interactuar con los periodistas para transmitir mensajes oficializando las voces y las fuentes. Para ello se requiere de un conjunto de técnicas encaminadas a informar sobre algo, bien sea una idea o un producto abordando este tipo de eventos de manera eficiente.

Existen ruedas de prensa políticas, empresariales, asociativas, pero también aquellas que organizan ONG’s, líderes de opinión y comunicadores sociales. ¿Pero porqué organizar un evento presencial si podemos enviar notas de prensa digitales? La respuesta es clara, en una convocatoria de prensa podemos involucrar más al periodista, generar más interés e institucionalizar nuestra marca al dar una imagen oficializadora. El vínculo es mayor y el portavoz puede someterse a las preguntas de la prensa, transmitir una imagen gráfica e interactuar a través del turno de preguntas.

Deberemos invitar a los medios mediante e-mails o llamadas y organizar todos los aspectos técnicos, contar con un equipo de microfonía, e iluminación, además de personal de recepción y protocolo que coordine la llegada, acomodamiento y acreditación de los asistentes.

  • Algunos consejos para organizar una rueda de prensa:
  • Deben ordenarse las autoridades con el compareciente más relevante en el centro de la mesa.
  • Mantenga la seguridad en su exposición verbal, evite mostrar gestos de duda o aquellos que busquen la aprobación externa. Mantenga la mirada recta hacia el aforo de asistentes sin desviar su cuerpo o cabeza hacia los lados. Muestre brazos y manos en una posición visible.
  • Sea breve y conciso, la intervención no puede ser demasiado corta ni muy larga, es recomendable hablar no más de 15 o 20 minutos y no menos de 10 para dar paso al turno de preguntas abiertas.
  • Ofrezca recursos e información complementaria, fotocopias, PDF’s, fotografías de calidad (un dossier de prensa con información ampliada).
  • Evite organizar el evento en espacios muy grandes ya que podrían transmitir la percepción de espacio vacío, es mejor contar con espacios de mediana envergadura tamaño aula. Los periodistas no se ven “seducidos” por espacios lujosos, no caiga en el error de apoyar su estrategia contratando auditorios o lujosas salas.
  • Las mejores horas son al mediodía y los días laborables, por contra, debe evitar convocar a periodistas a última hora de cualquier día y fines de semana, a muchos medios no les daría tiempo a asistir, otros tienen menos redactores disponibles en esas franjas.
  • Periodistas Reunidos aconseja dar aperitivos o refresco a los asistentes. Se trata de una práctica protocolaria habitual en convocatorias de prensa.
  • Cuide la vestimenta y busque el punto medio (demasiado formal puede distanciarle).
  • Sea correcto, educado y conciso, esta combinación de factores le llevará a dominar el terreno de juego comunicativo.
  • No responda con un “sin comentarios” ya que esta reacción puede despertar la percepción de que se está ocultando una información valiosa.
  • No discrimine la asistencia diferenciando entre medios grandes y pequeños.
  • En caso de preguntas hostiles evite el enfrentamiento verbal.
  • Evite palabras o frases de relleno.
  • Reserve los puestos delanteros para la prensa gráfica.
  • Nunca hay que mentir al periodista.
  • Grabe su propia intervención.